Dynamische Preisgestaltung in der Kurzzeitvermietung: Im Gespräch mit PriceLabs-Mitgründer Richie Khandelwal

Richie Khandelwal ist Mitgründer von PriceLabs, einem der weltweit führenden Tools für dynamische Preisgestaltung in der Kurzzeitvermietung. Seit 2014 treibt er mit seinem Team die Entwicklung einer Plattform voran, die Gastgebern und Property Managern – vom Einzelvermieter bis zur großen Agentur – Zugang zu professionellen Revenue-Management-Methoden ermöglicht.

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Dynamische Preisgestaltung, auch Dynamic Pricing genannt, ist eine moderne Methode in der Kurzzeitvermietung, bei der sich die Preise automatisch an Angebot und Nachfrage anpassen. Dabei werden Faktoren wie Saison, Vorlaufzeit, lokale Events oder das Buchungsverhalten berücksichtigt. Anstatt starre Raten festzulegen, sorgt ein intelligenter Algorithmus dafür, dass jede Unterkunft an jedem Tag zum optimalen Preis angeboten wird. Das steigert nicht nur die Auslastung, sondern auch den Umsatz und verschafft Gastgebern einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Wie alles begann: Die Idee hinter PriceLabs

Jan: Richie, du hast PriceLabs vor fast zehn Jahren gegründet. Was hat dich damals dazu bewegt, ein dynamisches Preistool speziell für den Kurzzeitvermietungsmarkt zu entwickeln?

Richie: 2014 haben wir eine große Lücke im Markt erkannt. Branchen wie Fluggesellschaften oder E-Commerce nutzten längst dynamische Preisgestaltung, während Gastgeber im Kurzzeitvermietungsbereich ihre Preise meistens manuell anpassten oder gar nicht. Meine Mitgründer und ich hatten einen Hintergrund in Reise und Data Science und wussten, dass es einen besseren Weg geben musste. Wir wollten Gastgebern und Property Managern denselben datengetriebenen Vorteil geben wie anderen Industrien, aber in einer Form, die einfach, anpassbar und für ihre Welt gebaut ist. So entstand PriceLabs.

Jan: Also war es vor allem dieser Rückstand im Vergleich zu anderen Branchen, der euch motiviert hat?

Richie: Genau. Wir wollten Gastgebern die Werkzeuge geben, die sie brauchen, um professionell und gleichzeitig unkompliziert Preise zu managen.

Warum integrierte Preistools nicht reichen

Jan: Heute bieten Tools wie Guesty oder Lodgify auch eingebaute Preistools an. Warum braucht es deiner Meinung nach trotzdem eine spezialisierte Lösung wie PriceLabs?

Richie: Auf den ersten Blick wirken viele Lösungen ähnlich. Sie bieten Preisvorschläge, ein wenig Automatisierung und ein paar Regeln. Aber entscheidend ist, was im Hintergrund läuft, und genau da unterscheidet sich PriceLabs. Wir arbeiten seit zehn Jahren an unserem Algorithmus, und das ist der Motor, der echte Ergebnisse bringt.

Es geht nicht nur darum, Preise festzulegen, sondern den richtigen Preis für jedes einzelne Inserat an jedem einzelnen Tag. Saisonabhängigkeit, Buchungstrends, Vorlaufzeit, lokale Events – all das fließt automatisch ein. Und wir verlassen uns nicht nur auf historische Daten, sondern investieren ständig in neue Datenquellen und verbessern unsere Datenverarbeitung, damit die Empfehlungen präzise und zukunftsorientiert bleiben.

Was einzigartig ist, ist die Art, wie wir die Daten behandeln. Wir bereinigen, verarbeiten und modellieren sie zu Vorhersagen. Dahinter steht ein erstklassiges Data-Science-Team, das sich ausschließlich auf Pricing konzentriert. Der Algorithmus hat Jahr für Jahr Preise gewonnen, weil er für unsere Nutzer messbare Ergebnisse liefert. Und das Ganze funktioniert nahtlos. Wir integrieren uns in über 150 PMS, darunter auch Guesty und Lodgify, und schicken die Preise direkt in den Kalender. Es ist also kein technischer Wechsel oder großer Setup-Aufwand, sondern fügt sich einfach in den bestehenden Workflow ein.

Jan: Das heißt, der Unterschied liegt weniger in den sichtbaren Features, sondern wirklich in der Engine dahinter?

Richie: Ganz genau. Es geht nicht darum, ob eine Plattform auch dynamische Preise anbieten kann, sondern ob die Grundlage stark genug ist, um konstant die richtigen Ergebnisse zu liefern.

Wer von PriceLabs am meisten profitiert

Jan: Wer profitiert denn am meisten von PriceLabs und wann ist der richtige Zeitpunkt, um so ein Tool einzusetzen?

Richie: Eigentlich alle. Wir arbeiten mit Gastgebern, die nur eine Unterkunft verwalten, bis hin zu Managern mit tausenden Inseraten. Für kleine Gastgeber ist es einfach, erschwinglich und schnell einzurichten. Man kann PriceLabs sogar direkt mit Airbnb, Vrbo und Booking.com verbinden, ohne ein PMS. Das gibt dir die Kontrolle über deine Preise, anstatt dich auf die automatischen Vorschläge der Plattform zu verlassen.

Und für Property Manager, selbst mit einem kleinen Portfolio, bietet es wertvolle Einblicke, um die Performance zu verfolgen und Strategien anzupassen. Unsere Plattform ist robust genug für jedes Wachstum. Der beste Zeitpunkt, um zu starten, ist gleich zu Beginn, sobald du eine Unterkunft online stellst. Warten heißt schlicht, Geld liegen zu lassen.

Funktioniert PriceLabs überall?

Jan: Gibt es bestimmte Märkte, in denen PriceLabs besonders gut funktioniert oder sogar Situationen, in denen du davon abraten würdest?

Richie: Eigentlich überall. Gerade weil wir global verfügbar und anpassbar sind. Jeder Markt ist anders und jeder Markt kann überraschen. Sei es Wetter, neue Reiseströme oder große Umbrüche wie COVID: Was letztes Jahr funktioniert hat, muss dieses Jahr nicht mehr passen. Selbst in scheinbar stabilen Märkten entdecken unsere Nutzer oft ungeahnte Chancen, etwa dass die Nachfrage höhere Preise tragen kann, als sie dachten.

Die größten Missverständnisse rund um dynamische Preise

Jan: In deiner Erfahrung, was sind die größten Missverständnisse, wenn es um dynamische Preisgestaltung geht?

Richie: Viele denken, dynamisches Pricing heißt, einfach immer den höchsten Preis zu verlangen. In Wahrheit geht es darum, den richtigen Preis zu finden – manchmal niedriger, um die Auslastung zu steigern, manchmal höher, um Spitzen abzufangen.

Ein anderes Missverständnis ist, dass es zu kompliziert sei. PriceLabs ist für intelligente Einfachheit gebaut. Du gibst ein paar Basiswerte an, den Rest übernimmt unser Algorithmus. Viele glauben auch, dass es nur für große Anbieter relevant ist. Das Gegenteil stimmt, gerade kleinere Gastgeber profitieren enorm, weil jede einzelne Buchung zählt. Und dann noch das Thema Kontrolle:

Automatisierung heißt nicht, die Kontrolle abzugeben. Im Gegenteil, du hast mehr, nicht weniger.

Automatisierung vs. Kontrolle: Die richtige Balance

Jan: Wie sieht bei euch die Balance zwischen Automatisierung und Kontrolle aus?

Richie: Automatisierung soll die schwere Arbeit erledigen, also tägliche Preisupdates auf Basis von Nachfrage, Saisonalität, Konkurrenz und Events. Von dir brauchen wir nur drei Dinge: Basispreis, Mindestpreis und Mindestaufenthalt. Damit läuft alles.

Aber es ist kein Black Box. Du siehst Grafiken, Karten und sogar KI-generierte Einblicke, die dir erklären, was passiert. Und wenn du Regeln anpassen willst, kannst du das jederzeit tun. Mehr als 60 Einstellungen sind möglich, falls du wirklich tief einsteigen möchtest.

Screenshot aus PriceLabs mit einer Karte, welche die Konkurrenz darstellt.

Feintuning und typische Anpassungen erfahrener Nutzer

Jan: Was sind typische Anpassungen, die erfahrene Nutzer vornehmen, um noch mehr herauszuholen?

Richie: Die Wahrheit ist: Oft liefern die automatischen Anpassungen die besten Ergebnisse. Unsere Forschung zeigt, dass zu viele manuelle Eingriffe eher schlechtere Resultate bringen. Aber natürlich gibt es Fälle: Basispreis neu überprüfen, Mindestaufenthalte anpassen, etwa längere Stays am Wochenende oder in der Hochsaison, oder Lücken zwischen Buchungen füllen. Mit unserem neuen Feature für dynamische Mindestaufenthalte passen sich diese Regeln automatisch an Markttrends an. Auch Feiertage oder Events kann man individuell justieren.

Jan: Also muss man nicht ständig an den Einstellungen drehen, sondern nur dort eingreifen, wo es Sinn macht?

Richie: Genau. Weniger ist oft mehr.

Preise für Events und Nachfragespitzen

Jan: Und wie zuverlässig funktioniert das bei kurzfristigen Events oder Nachfragespitzen?

Richie: Wir ziehen Daten aus verschiedenen Quellen, erkennen so Feiertage, Festivals, Sportevents oder auch kurzfristige Nachfrage-Spitzen. Und das klappt. Allein im Mai 2025 haben Inserate mit PriceLabs im Schnitt 222 Dollar mehr pro Unterkunft verdient, nur durch Events. Das ist realer Beweis.

Jan: Beeindruckend. Das zeigt, wie stark Datenanalyse direkt den Umsatz beeinflussen kann.

Wann dynamisches Pricing sein volles Potenzial entfaltet

Jan: Wann entfaltet dynamisches Pricing sein volles Potenzial?

Richie: Wenn du das Tool die Arbeit machen lässt, mit den richtigen Grundeinstellungen. Es geht nicht um möglichst viele Regeln, sondern um die Datenqualität, die Modellierung und die Intelligenz des Algorithmus. Und genau das verbessern wir ständig. Für viele kleine Gastgeber gilt: Weniger Eingriffe bringen mehr.

Jan: Also Vertrauen in den Algorithmus – das ist der Schlüssel?

Richie: Ganz genau. Viele Gastgeber denken anfangs, sie müssten ständig eingreifen, um den besten Preis herauszuholen. In der Praxis zeigt sich aber, dass die besten Ergebnisse entstehen, wenn man die Basisparameter sauber setzt und dann dem Algorithmus vertraut. Er passt die Preise täglich an Marktveränderungen, Nachfrage und Events an. Je weniger manuell eingegriffen wird, desto besser kann das System seine Stärke ausspielen.

Lohnt sich PriceLabs auch für kleine Gastgeber?

Jan: Viele kleine Gastgeber fragen sich: Lohnt sich das überhaupt, wenn ich nur eine oder zwei Unterkünfte habe?

Richie: Ja, vielleicht sogar noch mehr. Niemand will Geld verschenken. Wenn du wenige Inserate hast, fehlt dir oft die Zeit für ständige Updates. Dann endest du bei fixen oder saisonalen Raten. PriceLabs arbeitet im Hintergrund, passt Preise täglich an, spart dir Zeit und bringt dir fast immer mehr ein.

Jan: Das heißt, gerade die Kleinen profitieren, weil jede Buchung viel Gewicht hat?

Richie: Exakt. Bei kleinen Portfolios zählt jede Reservierung besonders stark. Deshalb lohnt es sich hier, keine Chancen liegen zu lassen und die Preise automatisiert optimieren zu lassen.

Erste Ergebnisse: Wie schnell der Effekt spürbar ist

Jan: Wie schnell sehen Nutzer Ergebnisse, etwa bei Auslastung oder ADR?

Richie: Sehr schnell. Unsere Daten zeigen im Schnitt 31 % mehr RevPAR innerhalb von 90 Tagen. Manche sehen schon in den ersten Wochen 20–30 % höhere ADRs oder Auslastung. Auch Dinge wie Mindestaufenthalte und Gap-Füllungen verbessern sich sofort.

Jan: Also spürt man den Unterschied praktisch sofort nach dem Start?

Richie: Ja, das erleben viele unserer Kunden.

Wettbewerbsfähig bleiben – auch gegenüber Hotels

Jan: Gerade im Wettbewerb mit Hotels, wie hilft datenbasierte Preisgestaltung hier, wettbewerbsfähig zu bleiben?

Richie: Unser Algorithmus wird laufend weiterentwickelt und passt sich neuen Trends und Verhaltensmustern an. Wir haben sogar ein Hotel-Data-Tab, damit Gastgeber Hotelpreise direkt tracken können. Damit bieten wir denselben Level an Preisintelligenz, den sonst nur große Player haben.

Jan: Das klingt nach einem echten Vorteil, um als Gastgeber auch mit professionellen Hotels mithalten zu können.

Richie: Genau das ist unser Ziel. Wir wollen, dass auch kleinere Gastgeber Zugang zu denselben Preis-Insights haben wie große Hotels und so auf Augenhöhe konkurrieren können.

Offenheit und Integrationen als Schlüssel

Jan: PriceLabs integriert sich in sehr viele Systeme. Wie wichtig ist euch diese Offenheit?

Richie: Absolut zentral. Wir wollen, dass Gastgeber ihre Tools behalten, die funktionieren, und uns einfach ergänzen. Deshalb integrieren wir mit über 150 PMS und Channel Managern. Auch direkte Verbindungen zu Airbnb oder Vrbo sind möglich.

Erfolgsgeschichten aus der Praxis

Jan: Gibt es Feedback oder Erfolgsgeschichten von Kunden, die dir besonders im Kopf geblieben sind?

Richie: Ja, einige. Ein Host erzählte, dass eine einzige, hochpreisige Buchung, die PriceLabs möglich machte, gleich zwei Monate an Fixkosten gedeckt hat. Ein anderer meinte, das Tool habe sich zigfach bezahlt gemacht, durch höhere Einnahmen, aber auch durch gesparte Zeit.

Jan: Spannend. Das zeigt, dass es nicht nur ums Mehrverdienen geht, sondern auch um Freiheit und weniger Stress.

Richie: Absolut. Genau das ist es, was viele unserer Nutzer schätzen.

Ein Blick in die Zukunft des Revenue Managements

Jan: Zum Abschluss, wo siehst du die Zukunft im Revenue Management und wo wird PriceLabs in ein paar Jahren stehen?

Richie: Revenue Management wird immer intuitiver. Gastgeber wollen keine Komplexität, sie wollen, dass Tools im Hintergrund laufen, klare Einblicke geben und smarte Entscheidungen einfach machen. Wir setzen bereits KI ein, die komplexe Daten in einfache Sprache übersetzt und sogar interaktive Analysen ermöglicht. Die Zukunft bedeutet: leistungsstark, aber leicht verständlich – für jeden.

Jan: Klingt, als ob ihr auf einem guten Weg seid, Revenue Management wirklich für alle Gastgeber zugänglich zu machen. Vielen Dank!

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Jan ist Gründer von Hostflow und spezialisiert auf die Digitalisierung und Automatisierung in der Kurzzeitvermietung. Gemeinsam mit seinem Team berät er Gastgeber und Agenturen zu den führenden Softwares am Markt und entwickelt für sie den perfekten Tech-Stack. Ziel ist es, Prozesse effizienter zu gestalten, Abläufe zu automatisieren und ein erstklassiges Gästeerlebnis zu schaffen.